Sistema Ético
de Denuncia

Componentes da nossa solução

O Sistema Ético de Denuncias da EthicsGlobal^®, é um sistema integral de linha ética de denuncia e investigações que irá permitir monitorar a sua organização através dos olhos de seus funcionarios, sócios, fornecedores e clientes.

O Sistema Ético de Denuncias da EthicsGlobal^® consiste em uma série de serviços alinhados e integrados que compõem o único serviço que abrange todos os elementos para operar um sistema ético eficiente que inclui: Planejamento, previsão, treinamento, divulgação, personalização, operação, pesquisa, resolusões e medidas corretivas que ajudam à administração e os funcionários a trabalhar em conjunto para detectar, prevenir e corrigir fraudes e questões que violem o código de ética da organização, cultivando um ambiente de trabalho positivo.

Previamente, ter uma linha de serviço de denuncias para cumprir com os regulamentos era suficiente, hoje, dadas as recentes mudanças nos regulamentos globais, a profissionalização do serviço tornou-se necessária, isso é conseguido através de um terceiro que fornece métricas verificáveis, além de uma proteção eficáz à organização evitando o risco de multas, danos à reputação ou que problemas que poderiam ser tratados de forma oportuna se agrave em problemas legais com litígios dispendiosos.

Canais da linha ética

Telefone gratuito e caixa postal

Números de telefone locais e internacionais, personalizados e de vaidade. Inclui caixa postal IVR (Interactive Voice Respond) para receber casos através de um menu interativo via telefone, os denunciantes podem enviar seus relatórios seguindo as instruções automáticas fora do horario de atendimento.

App IOS/Android

Aplicativo disponivel para iOS e Android, possui um conteúdo e assitente para envio de relatórios de denuncia personalizado em todos os nossos planos de serviço, receba notificações push, os denunciantes podem enviar evidência diretas de sua câmera e iniciar uma conversa com a parte investigadora de forma anônima.

Assistente Web e Web móvel

Formulário Web dinámico que orienta o denunciante de acordo com as opções que ele escolhe alinhado com a sua estrutura organizacional e qualquer requisito de informação, por exemplo: Ordem, etiqueta, classificação do relatório, envolvidos e toda a informação necessaria para um processo de pesquisa efetiva.

Bate-Papo

Os denunciantes podem iniciar uma conversa a partir do Web site público da campnha do sistema, são atendidos pelos nossos assessores através do centro de assitência, os informantes recebem tratamento personalizado, também têm outras ferramentas para o compartilhamento de arquivos entre outras características.

Email

Conta de Email com domínio próprio para receber relatórios de denuncia, que são atendidos através do software do centro de assitência a modo de mesa de ajuda, gerando uma linha de conversa eficaz.

Canal especial

De acordo com as necesidades específicas do cliente e à cultura local, são configurados e monitorados canais como: WhatsApp, SMS, extensão do interruptor do cliente, link com ferramentas de governança entre outros.

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Línguas de interação

Toda a nossa plataforma de tecnologia e serviço é compativel com todas as línguas que os nossos clientes requerem

Atualmente temos suporte em 7 idiomas, tornando-o extensivel a 170, por meio de tradução simultânea de telefone.

Protocolo de operação

Assesores de Contact Center

Pessoal com um perfil de investigadores forenses para a recepção de relatórios de denuncia e aconselhamento aos informantes, eles têm capacidade em técnicas de interrogatório, detecção de mentiras, gestão de crises e protocolos teatrais, aderido à estrutura organizacional de cada cliente, para obter um levantamento efetivo de informações que permitam uma investigação certa de cada caso.

Fluxos de pesquisa personalizados

Chamamos fluxo de pesquisa aos passos necessários para chegar ao fim de cada relatório, pode ser diferente de acordo com cada função de usuário, nossos clientes podem até mesmo alterar a ordem e nome das etapas de nossos fluxos para criar os seus, que atendam às politicas e procedimentos de suas organizações.

Rastreamento de relatórios

Permite que os informantes rastreiem seus relatórios através de um único número de protocolo, com o qual podem aceder através de qualquer canal e executar acções tais como: Verificar o status do relatório, adicionar informação, reincidências, evidência, conhecer conclusões públicas e responder por comunicação anónima a questões relacionadas com o inquérito. O informante é alertado de cada ação que é feita através de uma notificação via e-mail ou push notification no App móvel.

Leis e regulamentos de privacidade da informação

Conformidade com leis e regulamentos de privacidade da informação locais e globais como são: INAI - México CISPE, cláusulas modelo da UE, FERPA, GLBA, HIPAA, HITECH, IRS 1075, ITAR, Lei My Number [Japão], DPA do Reino Unido – 1988, VPAT/Seção 508, Política de proteção de dados da UE, Lei de privacidade [Austrália], Lei de privacidade [Nova Zelândia], PDPA – 2010 [Malásia], PDPA – 2012 [Cingapura], PIPEDA [Canadá], lei de proteção espanhola, entre outros.

Alertas e notificações

Serviço de notificações via e-mail e/ou push notifications através do App móvel, de grande variedade de eventos relacionados aos relatórios para os usuários, tanto o grupo de investigação e os denunciantes, cada uma das partes vai conhecer cada evento ou resumos diários de: Casos novos, mudanças no fluxo de pesquisa, suplementos de denuncias, mensagens pessoais, atividades de investigação, entre outros.

Métodos de recepção

Metodologia EthicsGlobal que permite a cada cliente ter protocolos de recepção de casos personalizados, por exemplo: Áreas de negócio, centros de trabalho, tipo de relatório (denuncia, sugestão, reconhecimento, melhorias, entre outros) e qualquer informação que sua organização exija. Assim, todo o nosso ecossistema de serviços é automaticamente alinhado permitindo ter formulários próprios.

Analise de risco

O nosso gestor de casos conta com uma tabela básica para o tratamento do risco por cada relatório de denuncia, usa 4 indicadores: Categoria do risco, ativo em risco, ameaça e vulnerabilidade, isso segundo a ISO 31000. Com a passagem do tempo você terá indicadores confiáveis sobre o risco na sua organização beseado em evidência.

Controle de qualidade

O oficial ético é responsavel pela realização de uma revisão dupla dos relatórios certificando-se da escrita correta até a realização do protocolo de reação se houver alguma anomalia que deve ser relatada imediatamente de forma pessoal. Nossos controles de qualidade verificam por cada caso: Severidade, classificação correta, anonimato comprometido, casos relacionados, verificação de independência dos pesquisadores, comentarios do assessor.

Controles de acesso seguro

Controles de acesso seguro com políticas corporativas para a gestão de usuários como determina Frameworks de governança e gestão IT COBIT 5 para segurança física e lógica.

Gestor de relatórios

Acompanhamento completo, gestão, resolução e análise de casos através do nosso software único no mercado

Gestão integral

Administração e controle de relatórios baseado nas práticas recomendadas, com mais de 200 ferramentas para a administração, maximiza o tempo gasto na gestão de casos fazendo mais em menos tempo.

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Usuários temporários

Os usuários do sistema podem, por sua vez, criar outros tipos de usuários que servem como pesquisadores para uso temporário, públicos ou privados com acesso a casos específicos, além de funções, licenças e fluxos de pesquisa personalizadas.

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Acesso à informação

É possível criar segmentos de informação de forma personalizada e atribuir a funções de usuário com base em qualquer dado encontrado em seu protocolo, por exemplo: Classificação de casos, áreas, divisões, unidades de negócio, países ou como sua organização está estruturada.

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Sanções aos envolvidos

Use nossos catálogos gerais de sanções ou crie um sistema de sanções próprio para estabelecer medidas corretivas aos envolvidos nos relatórios, baseado na matriz de conseqüências de seu código de ética.

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Segmentos de usuários

Funções de usuário e privilégios de uso que permitem que cada usuário se concentre nas informações e atividades relevantes, é possível criar estruturas complexas de usuários conforme exigido pela sua organização.

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Análises e relatórios

É possível realizar pesquisas avançadas de informações em tempo real usando filtros dinâmicos, relatórios com maior uso pre-configurados, indicadores gerais, projetar novos relatórios no excel ou gráficos personalizados de forma rápida.

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Notificações e alertas

Uma grande variedade de eventos como relatórios novos, alterações nos estados da investigação, atividades de planos de investigação, entre outras; os usuários são relatados para cada evento o resumos diários.

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Experiência de uso

Cada usuário do sistema pode simplesmente seguir as melhores práticas em temas de gestão e pesquisa de casos graças a um design focado no usuário da última geração.

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Gestor de pesquisas

Conduz à parte pesquisadora sobre boas práticas até a resolução de cada caso baseado em evidências.

Planos de investigação
Avaliação de casos
Controle de entrevistas
Controle de evidências

Para alcançar resoluções justas baseadas em evidências, é necessario ter um plano de trabalho com passos ordenados segundo as boas práticas.

Divida o seu plano de pesquisa em atividades com as quais você poe atribuir diferentes responsaveis pela coleta de provas, realizar entrevistas e finalmente fornecer um resultado de cada uma delas.

Com a finalidade de criar um plano de investigação eficaz, é necessario ter bases sólidas que mostrem um panorama geral do caso, pelo qual é necessario ter uma avaliação o mais completa possível.

Seguindo instruções simples é possível ter registrado todos os elementos necessarios para começar o plano de pesquisa.

As entrevistas fazem parte fundamental do processo de pesquisa de uma denúncia, documentar as entrevistas com os envolvidos, sejam eles infratores, vítomas ou testemunhas.

Documentar perguntas chave, tópicos abrangidos, agendar datas e chegar a conclusões.

É tão simples como seguir as instruções e recomendações para preencher os campos necessarios.

Você pode anexar arquivos e/ou textos de evidência relacionados às áreas / pessoas envolvidas, fornecidas pelos próprios denunciantes ou a área pesquisadora, tais provas podem ou não fundamentar a denúncia em primeira instância mas é aconselhável não descartar provas até que tenha terminado a atividade ou o plano de investigação completo.

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Campanha de divulgação da linha

Materiais

Suporte para a criação do conceito criativo da campanha, criação de materiais, além dos materiais disponíveis em nossa biblioteca para impressão de folhetos, cartazes, cartões, emailing.

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Web site público

É possível colocar toda a informação e documentação necessaria, tem a imagem corporativa de cada organização, é um web site completo projetado para cada cliente.

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Treinamento para usuários e apresentação do sistema

Manuais, treinamento remoto ou em pessoa, inclui boletim bi-semanal sobre questões específicas para reforço de campanha.

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E-learning de ética laboral

Treinamento on-line e on-site sobre questões de trabalho e ética corporativa

Sistema de aprendizagem online que inclui: Vídeo, apresentações de infográficos e sistema de avaliação por módulo, encaminhado para todos os membros da organização: Colaboradores, grupo de pesquisa e diretiva.

Cada membro da organização vai aprender o que é necessario para manter e promover uma cultura ética de trabalho saudável e o uso correto da linha de denúncias da sua organização.

Alguns dos cursos disponíveis são:

Etica de trabalho

Ética corporativa – Endereçado aos membros da direção.

Introdução e bom uso do sistema.

Pesquisa de incidentes – Endereçado aos responsaveis da pesquisa.

Identificação de comportamentos não éticos.

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Valores adicionais

Segurança da informação

Em conformidade com ISO27001 e varias outras práticas que protegem sua informação como NIST E COBIT 5. Todas as informações são criptografadas tanto na transmissão quanto no armazenamento.

Fábrica de software

Desenvolvimento e evolução constante de aplicações e ferramentas, além disso, dependendo do plano de contrato, você pode solicitar modificações em módulos e projetos de informação.

Suporte técnico

Suporte técnico para usuários vía mesa de ajuda, telefone, e-mail e bate-papo sobre qualquer dúvida ou incidência do serviço.

Documentação de práticas

recomendadas de ética e conformidade

Documentação de práticas recomendadas de ética e conformidade

Ajuda na criação ou revisão do código de ética, entrega da documentação das práticas recomendadas sobre: Políticas recomendadas para códigos de ética, formação do comitê de ética, regulamento e perfil de integrantes do comitê de ética, funções do oficial ético, punições para funcionarios, diferenças entre código de ética e regulamento interno de trabalho, regulamentos de privacidade da informação, processos de pesquisa de relatórios, práticas recomendadas de uso da linha ética.

PRIS (Predictive Research Intelligence System)

PRIS

Muito em breve usaremos algoritmos de aprendizado de máquina e mineração de dados, fazendo um trabalho preditivo para futuros casos tomando como referência, informação anônima registrada de dezenas de milhares de relatórios, oferecendo benef~icios inestimáveis para a tomada de decisões de pesquisa e resolução de casos.

Asesoría Jurídica Especializada

Consultoria jurídica especializada em relatórios abrangendo: Protocolo e plano de trabalho de pesquisa com finalidades legais, opinião técnica judicial, origem da ação penal, investigação de campo para reunir provas legais, elaboração, apresentação, ratificação, oferecimento de evidências e rastreamento de denúncias criminais até a resolução ou meio alternativo que coloca um fim ao julgamento.